Formatage des fichiers Papi pour les compétitions scolaires individuelles (phase départementale)

Lors de la phase départementale qui se déroule désormais sous forme de tournois individuels, il est nécessaire de changer les clubs des joueur·euse·s dans le fichier Papi des tournois pour y faire apparaître le nom de l'école ou du collège à la place du nom du club où les joueur·euse·s sont licencié·e·s.

Cette partie est particulièrement fastidieuse et l'objectif de cette page est de donner aux responsables départementaux des scolaires un outil pour les alléger dans cette charge, à l'aide d'un programme qui fonctionne sous Windows.

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Mise en place

Prérequis

Le programme nécessite un pilote ODBC, téléchargeable à l'adresse suivante :

Télécharger la version correspondant à votre système (32 ou 64 bits, en général 64 bits pour les machines récentes ; Démarrer > Informations système > Spécifications de l'appareil > Type du système).

NB Pour la version 64 bits, si des pilotes 32 bits sont déjà installés, il faut les désinstaller puis réinstaller en 64 bits et en 32 bits avec l'option /passive :

accessdatabaseengine_X64.exe /passive

Installation

Le programme doit être déposé dans le dossier contenant le fichier Papi du tournoi pour lequel on veut indiquer les établissements scolaires à la place des clubs.

Utilisation

Lancer le programme maj_papi-AAAAMMJJ.exe.

Choix du fichier Papi à traiter

Si plusieurs fichiers Papi sont présents dans votre répertoire, le programme vous demande sur lequel des fichiers vous voulez travailler.

Construction du fichier Excel des écoles et collèges (une seule fois)

Le programme construit ensuite un fichier Excel contenant l'ensemble des écoles et collèges français, nommé school.xlsx. Ce fichier n'est construit qu'une seule fois, et automatiquement reconstruit lorsqu'il est supprimé.

Les établissements sont classés dans deux onglets, un pour les écoles et un pour les collèges.

Vous trouverez notamment dans ce fichier les UAI (identifiants des établissements scolaires) qui vous seront utiles pour la suite :

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Pour plus de facilité, n'afficher que le département qui vous intéresse :

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et même la ville qui vous intéresse :

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Vous récupérez ainsi très facilement les UAI des écoles et collèges de vos joueur·euse·s (ici 0351502T pour l'école primaire privée St Vincent Providence) :

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Génération d'un fichier Excel des joueur·euse·s

Si le fichier de votre tournoi est nommé tournoi.papi, le programme génère un fichier tournoi.xlsx, dans lequel vous allez pouvoir renseigner les UAI des joueur·euse·s :

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Renseignements des établissements scolaires des joueur·euse·s

Par exemple, indiquez l'UAI suivant :

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Sauvegardez et fermez le fichier tournoi.xlsx, relancez le programme puis ouvrez à nouveau le fichier tournoi.xlsx (pour plus de facilité, les joueur·euse·s sont classé·e·s par club, avec en premier les joueur·euse·s dont l'établissement scolaire n'a pas encore été renseigné) :

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Vous pouvez vérifier que les établissements scolaires sont correctement renseignés dans le fichier tournoi.papi :

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Note : lorsque vous ajoutez des joueur·euse·s dans le fichier Papi, ils seront automatiquement ajouté·e·s dans le fichier Excel et vous pourrez renseigner les UAI pour ces nouveaux joueurs.

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Une fois que tous les UAI sont renseignés, les clubs sont remplacés par les établissements scolaires des joueur·euse·s :

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